議事録の書き方のコツと例

社会人になると色んな困難に直面することがありますね。

議事録の作成もそのうちの一つ。

議事録作成のポイントが分からない
何度手直ししても上司のOKがもらえない…なんてことも。


仕事に慣れるため、あえて新入社員に議事録作成をさせる会社も少なくありません。
いざという時に困らないよう、議事録の書き方とコツをしっかり身につけておきましょう。

議事録の書き方と良い構成とは

まずは、議事録の目的から理解しましょう。

議事録とは、会議の内容がどのようなものだったかを確認するため・会議不参加者が議事録から会議内容を把握するため、などの重要なツールです。


そのため、誰が見ても理解可能な内容でなければなりませんね。

議事録の記載内容として一般的なものは以下です。


① 会議タイトル(議題の内容)

② 日時(日付・会議開催時間)

③ 場所(会議室名など)

④ 出席者(役職も明記)

⑤ 議事録作成者・作成日時

⑥ 資料(配布資料があれば記載)

⑦ 議事内容・決定事項(発言者など詳細も記載)


基本的には、これに準じていれば問題ありません。


ですが、自分の議事録はこの内容を網羅しているのに
上司から全然OKをもらえない…と嘆いてる人。

ひょっとして、こんなまとめ方をしてないですか?


・議事録内容が会議の時系列に沿っていない

・議題内容の結論が決定か保留か明確にされていない

・個人的な主観や感想が盛り込まれている

・ごく少数しか理解できない言い回しや表現が記載されている

・余計な文言が多く内容が簡潔ではない


では、どんな部分を意識して書けば良いのかポイントをまとめていきます。

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議事録の書き方のコツ

大まかな議事録の骨組みとしては

いつ

どこで

どのような議題で話し合われて

発言者は誰で

発言内容はなにで

どのような結論に至ったのか


という流れになります。


一見、簡単そうに見えますが、全体の流れを把握するということは
業務を十分に理解していないととても難しいこと。

会議前の事前準備は議事録をスムーズに進めるポイントとも言えるので

会議前に議事案を確認するなど事前準備は怠らないようにしておきましょう。


また、会議進行中に話を聞きながらメモを取る、なんてことは
慣れないうちは重要な発言を聞き逃すリスクもあります。

社内で許可されているのであれば、
ICレコーダーやボイスレコーダーを使用するのをお勧めします。


会議中にはいろんな意見が飛び交います。

その一つ一つを文字に起こすと、読む方も相当の労力を費やします。

議事録には会議中の会話をダラダラと書かず
会議内容の要旨や決定事項を簡潔にまとめることを心がけましょう。

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議事録の書き方の良い例

◎これまでのポイントをもとに、議事録の例を一つあげていきます。


平成○年○月○日
作成者 山田
【第1回】議事録作成についての計画会議議事録

概要 日時:平成○年○月○日(水) 14:00〜16:00
   場所:A会議室
   出席者:小林部長 田中課長 鈴木主任 高橋 山田(計5名)
   欠席者:なし
   資料:議事録作成案
 
議題 
⑴ 議事録作成について
⑵ 作成の問題点について
概要
⑴ 議事録作成について
→議事録作成の簡略化を進めるようフォーマットの利用を推奨すべき(田中課長) 
⑵ 作成の問題点について
→作成に時間を費やしすぎている(鈴木主任)
 議事録作成のポイントを作成者が把握できていない(高橋)
決定事項
⑴ 議事録作成について
→フォーマットについて誰でも利用できるものを作成・周知する(担当:高橋)
⑵ 作成の問題点について
→議事録作成における要点を作成者が理解できる環境を作る

【補足】
次回の会議で、今回の議題の経過について発表




議事録はどんな人が見ても分かりやすく内容が入ってきやすいもの
これを意識して作成しましょう。



余計な文言は含めず、簡潔かつ具体的で。

インターネット上には、議事録テンプレートが多数ありますので、
ご自身が使いやすそうなものがあれば、ぜひ利用しましょう。

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